Word 修订、批注、比较与定稿
审阅的目标是清楚区分“原文、建议、讨论和已确认的结果”。协作开始前约定谁负责定稿，避免多个人分别接受所有修订后再互相覆盖。
点击步骤切换图示，再到 Office 中跟做；每一步都可跳到下方详细说明。
开启修订
显示：所有标记
详细输入与检查见本步正文 ↓开始一次可追踪的审阅
保存工作文件，进入“审阅 → 修订”。根据目标环境选择跟踪所有人的修改或自己的修改，然后改一个词、删除一句话、补一段说明，确认界面出现修订标记。仅打开“显示标记”并不一定意味着正在跟踪新修改，要检查修订开关。
简单标记适合阅读正文，所有标记适合逐项核对；无标记只是隐藏显示，不表示删除的文字或修改记录已被清除。原始状态也只是另一种查看方式。微软修订说明
用批注解释问题
选中相关文字，点击“新建批注”，写清楚具体问题和希望对方做的决定。例如“这里的完成率分母是全部任务还是本月到期任务，请补充口径”。不要只写“有问题”，也不要用批注代替正文里必须给读者的解释。
回复和解决批注用于推进讨论；解决通常不等于永久删除，历史仍可能保留。提及他人可能触发通知，因此只在需要对方处理时使用。准备外发时检查批注和讨论是否适合随文件交付。
接受或拒绝修改
- 将显示模式切为所有标记，清除仅查看某个人或某类修改的筛选。
- 使用“上一处/下一处”逐条查看修改。
- 对已确认建议选择接受；不同意则拒绝，必要时补充批注说明。
- 大范围调整先检查相关内容，不能只凭“修改很多”就全部接受。
- 全文核对后关闭修订，再检查是否还有未处理条目。
“接受所有显示的修订”可能只处理当前筛选中可见的内容；不要把它等同于处理整个文档。关闭修订也不会自动接受已经存在的修改。
比较两份文件
若对方直接改了文件、没有开修订，使用“审阅 → 比较”，分别选择原始版本和修订版本。检查比较选项是否包含格式、批注等需要的范围，通常把结果显示在新文档中，保留两个输入文件。
比较结果需要人工判断：段落移动、样式变化或大量复制粘贴可能产生较多差异。合并用于整合多个审阅版本，也不能代替业务决策。每次合并后确认章节是否重复、图表是否错位、目录是否仍指向正确标题。
定稿与外发
在最终副本上处理修订和批注，检查“文件 → 信息 → 检查问题 → 检查文档”中可发现的属性、隐藏内容等；具体项目依版本而异。检查器是辅助，仍要人工查看页眉页脚、嵌入对象、链接和附件。
随后更新目录与交叉引用，保存源文件，导出不包含不必要修订标记的 PDF，再打开 PDF 复查。需要保留完整审阅过程时，把审阅稿单独归档，不把“审阅稿”和“外发稿”混成同一个版本名。
练习与验收
建立原稿和修订稿：改一句话、删除一段、增加一条批注。在无标记视图下确认画面看起来干净，再切回所有标记，理解记录仍存在。接受第一处修改、拒绝第二处，处理批注，导出 PDF，检查输出是否只包含已确定内容。
图示跟做：从修订稿得到真正的定稿
按上方图示切换三个关键步骤；下面保留完整操作和检查结果，便于跟做与回查。请先使用练习副本。
第 1 步：记录三种不同修改
定位：审阅 → 修订。
另存一份练习副本，选择“审阅 → 修订”。改一个日期、删除一段、增加一句说明，再切到所有标记查看。审阅显示方式只控制看见哪些标记，并不决定这些修改是否已接受。多人协作时明确本轮谁负责最终确认。
第 2 步：把疑问挂到具体位置
定位：审阅 → 新建批注。
选中需要确认的句子，新增批注，写“这里的金额口径是否只包含已完成订单？建议附日期范围”。一个批注解决一个问题，并给出可操作的下一步。批注中的讨论与对正文的修订是两类对象，处理完一个不代表另一个也消失。
第 3 步：生成可交付的最终版本
定位：审阅 → 接受 / 拒绝。
逐条移动到修改位置，根据原意接受或拒绝；检查完成后关闭修订，并按交付要求处理批注。保存、关闭再重开，切回所有标记，确认没有遗留。再导出阅读版 PDF，检查是否意外带出审阅气泡或作者信息；需要留审阅记录时另存单独版本。
没有得到预期结果时
“无标记”不等于没有修订。交付前不能只看屏幕干净，还应检查审阅窗格及文档检查结果；对于“全部接受”应先明确每个修改的含义。
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