Excel 数据验证、条件格式与重复检查
数据验证减少输入失误，条件格式让问题更容易被看见。它们不能代替最终校验：复制粘贴、导入或脚本可能绕过或覆盖某些限制，因此应同时设计检查列。
点击步骤切换图示，再到 Office 中跟做；每一步都可跳到下方详细说明。
字典：待处理 / 已完成 / 已取消
详细输入与检查见本步正文 ↓建立下拉选项
在新建的 字典 工作表 A1:A3 输入“已完成、待处理、已取消”，每个值占一个单元格。通过“公式 → 定义名称”把该区域命名为 StatusList。然后选中订单状态数据区域 G2:G9，打开“数据 → 数据验证”，允许“序列”，来源输入 =StatusList。
跨工作表来源使用命名区域较容易维护。更新选项时检查命名区域是否包含新增行；不要在每个单元格分别手写不同的选项。部门也可以用同样方式设置，防止同时出现“财务”“财务部”等非标准值。
限制数量与日期
对数量列 E2:E9 设置允许整数、介于 1 和 1000，并在输入信息中写“请输入正整数数量”。错误警告使用停止类型时可阻止普通直接输入不符合规则的值；范围应根据实际业务定义，退货数量允许负数时不能照搬本例。
日期列可设定起止范围，金额列可限制非负数。业务校验应比格式校验更明确：例如截止日期应不早于开始日期，这通常需要自定义公式或检查列，而不是仅把两列都设为日期。
用条件格式标记重复编号
选中 A2:A9，使用“开始 → 条件格式 → 突出显示单元格规则 → 重复值”。需要整行标记时，选中 A2:H9，建立“使用公式确定要设置格式的单元格”的规则：
=AND($A2<>"",COUNTIF($A$2:$A$9,$A2)>1)公式以选区左上角 A2 为参照，固定 A 列而允许行变化。若把 $A2 写成 $A$2，每一行都只检查第一条订单。应用范围扩大时也要确认 COUNTIF 检查的总范围同步扩大。
异常与状态提示
可给已取消订单添加淡灰背景，给金额大于等于 1000 的记录加醒目边框；同时保留状态文字和金额，不单靠红绿颜色传达信息。打开“条件格式 → 管理规则”，检查规则顺序、应用区域和“如果为真则停止”，避免多条规则互相覆盖。
公式检查列比颜色更容易汇总，例如：
=IF(COUNTIF(Sales[订单号],[@订单号])>1,"重复编号","")
=IF(COUNTIF(StatusList,[@状态])=0,"状态无效","")空值是否允许应单独定义；这两式不自动完成所有必填检查。
保护公式与输入区
默认单元格的“锁定”属性需要启用工作表保护后才生效。先选中允许填写的区域，在单元格格式的保护选项取消锁定，再“审阅 → 保护工作表”，允许需要的选择或筛选操作。保存前测试正常输入和公式区修改是否符合预期。
工作表保护主要防止误改，不应当作机密数据的安全边界。敏感数据需要文件访问权限或适当的文件加密；隐藏工作表和隐藏列也不能阻止获授权打开文件的人获取数据。
练习与验收
输入状态“完成了”和数量 0，检查直接输入时是否被提示。把 O002 改成 O001，两个重复编号应被标记；再通过复制粘贴测试限制是否仍有效，并查看检查列是否能发现问题。恢复原始八条数据，确认没有异常提示。
图示跟做：用下拉选项规范订单状态
按上方图示切换三个关键步骤；下面保留完整操作和检查结果，便于跟做与回查。请先使用练习副本。
第 1 步：准备可维护的选项来源
定位：工作表标签 → 加号。
新建字典表，在 A1:A3 放待处理、已完成、已取消，不加空白行。选中该区域，在名称框定义名称 StatusList。随后回到订单副本，选中 G2:G9；不要把表头 G1 也设为一个状态输入格。
第 2 步：建立下拉并设置错误提示
定位：数据 → 数据验证。
选择“数据 → 数据验证”，允许选序列，来源输入 =StatusList，启用单元格内下拉。错误警告使用停止，并写清允许输入的状态。点击一个状态格的下拉箭头，应该只有三个选项；手工输入“完成了”应被阻止。
第 3 步：验证规则不会被粘贴绕过
定位：数据 → 数据验证。
对已有数据做一次检查，再追加一行测试数据，确认验证是否延续到新行。复制粘贴可能带入不符合规则的值或覆盖规则，所以还应通过筛选和核对列检查整列状态。测试结束删去仅为验证新增的练习行，保留原八条订单。
没有得到预期结果时
数据验证是录入辅助，不是权限控制，也不能替代数据质量检查。保护工作表前先区分可编辑区域与公式区域，解锁输入格后再测试用户能否正常填写。
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