Excel 入门、规范录入与练习数据
后续 Excel 章节围绕同一份虚构订单表展开。先把数据结构做对，公式、透视表和查询才能可靠；合并单元格、混合类型和隐藏小计行会让后续操作越来越难。
点击步骤切换图示，再到 Office 中跟做；每一步都可跳到下方详细说明。
区域：A1:H9
勾选：表包含标题
详细输入与检查见本步正文 ↓工作簿与单元格
一个工作簿可以包含多个工作表，建议分别命名为 订单、产品、汇总，避免长期使用“Sheet1”。列用字母标识、行用数字标识，A2 是 A 列第 2 行，A2:H9 是矩形区域。名称框可直接输入地址跳转，编辑栏可查看完整内容。
单元格保存的是值或公式，显示格式决定它看起来怎样。数字 0.15 设成百分比显示为 15%，并没有变成 15；日期底层通常是序列值，设置日期格式才显示年月日。输入前设置文本格式可保存编号前导零和长编号，数据已经被截断后再改文本格式无法找回原值。
建立八条订单
在 订单 表 A1:G9 输入下表。日期应被识别为真实日期，可先按本机支持的年月日格式输入；无法确认时使用 =DATE(2026,10,1) 等公式生成，再复制粘贴为值。
| 订单号 | 日期 | 部门 | 产品 | 数量 | 单价 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| O001 | 2026-10-01 | 运营 | 键盘 | 2 | 120 | 已完成 |
| O002 | 2026-10-02 | 技术 | 鼠标 | 3 | 80 | 已完成 |
| O003 | 2026-10-03 | 财务 | 显示器 | 1 | 900 | 待处理 |
| O004 | 2026-10-05 | 运营 | 鼠标 | 5 | 80 | 已完成 |
| O005 | 2026-10-08 | 技术 | 键盘 | 4 | 120 | 已完成 |
| O006 | 2026-10-11 | 财务 | 鼠标 | 2 | 80 | 已取消 |
| O007 | 2026-10-15 | 运营 | 显示器 | 2 | 900 | 已完成 |
| O008 | 2026-11-01 | 技术 | 显示器 | 1 | 900 | 已完成 |
在 H1 输入“金额”，H2 输入 =E2*F2，向下填充到 H9。各行金额应为 240、240、900、400、480、160、1800、900；八行全部金额合计 5120。这是未排除待处理和取消状态的原始金额，不能直接称为已完成收入。
转成 Excel 表格
选中 A1:H9，按 Ctrl+T，确认范围和“表包含标题”。在“表格设计”中把表名改为 Sales。表格不是单纯的边框，它提供筛选按钮、自动扩展和结构化引用。金额列可改用 =[@数量]*[@单价]，其中 @ 表示当前行。
数据表只保留一行字段名，一行一条记录，一列一种属性。日期列不要混入“本月小计”，数量列不要输入“2件”；单位放在列名或说明中。备注另设列，不在表内插入空行作为分组装饰。
排序、筛选与冻结
点击表头筛选“状态 = 已完成”，可见六条订单。筛选隐藏了其他行，不代表删除数据。排序前确认操作作用于整张表；只给金额列排序会破坏订单与金额的对应关系。
要冻结首行，使用“视图 → 冻结窗格 → 冻结首行”；要同时冻结首行和第一列，可先选中 B2，再选择冻结窗格。冻结的位置由当前活动单元格上方和左侧决定，不影响打印时的重复标题设置。
练习与验收
完成表格后检查：订单号八个且唯一，数量合计 20，金额合计 5120，筛选已完成剩六条。测试增加一条临时订单，观察表格范围和金额公式是否扩展；检查完撤销或删除该测试行，后续章节仍使用原始八条数据。
如果总数不符，先检查金额公式范围和数字类型，再检查是否有未清除的筛选。数据规范比表格颜色更重要。
参考入口：Excel 帮助与学习。
图示跟做：把八条订单变成能筛选的明细表
按上方图示切换三个关键步骤；下面保留完整操作和检查结果，便于跟做与回查。请先使用练习副本。
第 1 步：先录入再建立表格
定位：插入 → 表格。
按本篇数据表把八条订单录入 A1:G9，在 H1 输入金额，H2 输入 =E2*F2 并向下填充到 H9。选中 A1:H9，点击“插入 → 表格”，确认包含标题。日期应是真实日期；订单号和可能带前导零的编码应保留为文本。
第 2 步：给后续公式一个稳定名称
定位：表格设计 → 表名称。
选中表内任意格，找到表格设计中的表名称，改成 Sales 并回车。检查第一行是字段名、每列没有混入小计或空白标题。H2 应为 240，全表金额合计应为 5120；如果 H 列仍显示公式文字，先检查单元格格式及开头是否多了单引号。
第 3 步：让查看与筛选不破坏数据
定位：视图 → 冻结窗格。
先冻结首行，向下滚动确认标题保留。点击状态列筛选箭头，只选已完成，应该留下六条记录。排序时使用表格标题上的菜单，使整行一起移动；不要只选部门一列排序，让订单归属错位。完成后清除筛选恢复八条。
没有得到预期结果时
录入后优先检查八条订单、数量总计 20、金额总计 5120。筛选只隐藏行，不会删除未完成订单，汇总公式是否跟随筛选要由下一章明确决定。
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